Rechtbank Middelburg

Het vraagstuk
Wanneer echtgenoten een eind aan hun huwelijksverbinding maken, gaan zij een proces in dat veel onzekerheden kent en vooral een lange doorlooptijd heeft. In Middelburg was deze meer dan 200 dagen gemiddeld – bij complicaties nog duidelijk langer. Voor de familiekamer van deze rechtbank reden hier wat aan te doen. Met een aantal medewerkers mochten wij het proces ‘echtscheiding’ in kaart brengen om te kijken waar winst in vooral doorlooptijden gehaald kon worden.

Veel van de activiteiten in het proces hebben een administratief en routinematig karakter. Er moet nogal wat gebeuren voor zo’n zaak daadwerkelijk in een zitting voor de rechter komt. Onze eerste gedachten gingen in de richting van stroomlijnen van die routineklussen, daar is lean toch vooral goed in, denken zelfs wij dan.

In een vervolgsessie maakte een aanwezige rechter bezwaar tegen de voorstellen. Op zich heel mooi allemaal, vond hij, maar het grootste probleem bleef zo onaangeroerd. Dat was de beperkte capaciteit aan rechters en hun secretarissen (die de uitspraak op papier uitwerken). Daarvan zijn er te weinig en daar zal voorlopig geen verandering in komen.

Kijk, dat is nu een uitdaging die wij niet naast ons neer kunnen leggen.

De analyse
De werkwijze van de rechter en vooral van de secretaris werd door ons onder het vergrootglas gelegd. Verspillingen zijn nooit meteen duidelijk. Mensen doen het werk zoals ze het doen, omdat ze ervan overtuigd zijn dat dit de meest efficiënte manier is om het te doen. Zo ook hier. Om de tijd van alle betrokkenen zo goed mogelijk te gebruiken hield een rechter eigenlijk maar één halve dag per week zitting. Hierin werden alle zaken van die week behandeld, alle belanghebbenden en relevante getuigen gehoord, zodat de rechter en de secretaris van al die zaken een voldoende scherp beeld kregen om tot een uitspraak te komen. Om deze halve dag te kunnen houden was natuurlijk een ruime voorbereidingstijd nodig, waarbij alle zaken van die zittingsdag minutieus werden voorbereid. Je wilt als rechter dan ook wel meteen alle relevante vragen kunnen stellen. Na de zitting ging de secretaris met een stapel dossiers van zo’n 20 cm dik terug naar zijn of haar plek, niet om die stapel uit te werken, maar om die in de kast te leggen, naast de stapel van vorige week en de week daarvoor. Vervolgens ging hij of zij dan verder met het uitwerken van de zaken van zo’n vier tot zes weken terug, die nu aan de beurt waren.
Kijk, en dáár begint in dit verhaal nu de grootste verspilling. Want die zaak van 5 weken terug staat je natuurlijk niet meteen helemaal helder op het netvlies. Was dit nu die zaak waar die antieke Friese staartklok betwist werd? Of waar de dochter… Kortom alles eerst nog maar eens heel precies doorlezen. Per dossier minstens een half tot een heel uur lezen om weer met je gedachten daar te zijn, waar je na de zitting al was!

Een nieuwe manier van werken (en denken)
Tijd voor een echte systeemverandering. Rechter en secretaris bereiden een zaak vlak voor de zitting voor, houden de zitting en ronden het hele dossier na de zitting in minder dan een uur af. Pas dan start de voorbereiding van de volgende zaak, die ook meteen wordt afgehandeld. In lean-termen: one-piece-flow. Je kunt dan niet meer in een halve dag 10 zaken op zitting hebben, maar je kunt als rechter en secretaris in je hele werkweek samen op deze manier méér zaken behandelen. En ook helemaal afhandelen.

Het Resultaat
Voor alle betrokkenen een enorme verbetering. Men ervaart veel minder druk doordat de kast met nog uit te werken zaken nu leeg blijft. De advocaten hebben zelfs bericht dat de rechters zich nu beter op de onderhanden zaak richten en niet langer de bijzonderheden van verschillende echtscheidingen door elkaar halen. De kwaliteit van de rechtspraak is er dus zelfs wezenlijk door verbeterd.

Uitspraken volgen nu in de regel binnen 2 weken na de zitting. Ook voor de klanten van dit proces is dit een duidelijke verbetering!